もう覚えきれない!やることが多いエンジニアはタスク管理をしっかりすべし

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スマートフォンが普及してから、リマインダーという言葉も一般的になりました。
特にリマインダーと呼ばなくても、スケジュールにもアラームがついたり、サポートしてくれるアプリやツールが増えたりして、どんどん便利になっています。
リマインダーと言うよりも、アプリの名前で覚えている方も多いかもしれません。

リマインダーとは、本来、何かを忘れたときに思い出させてくれるもののこと。
1人でいろいろな仕事や処理をこなすフリーランスには、必須の機能です。ぜひ活用してください。

何を記録する?

ついメモするのを忘れて後から困ったり、適当なところにメモしてどこに書いたのかわからなくなったりしがちです。
仕事でもプライベートでも、少しでも「覚えておかなければいけないもの、覚えておきたいもの」「これから何らかのアクションを起こさなければいけないもの」は、決まったところにメモする癖をつけておきましょう。

スケジュール

一番に記録しなくてはいけないのはスケジュールです。
仕事はプロジェクトごとに管理ツールなどがあるかもしれませんが、それとは別に自分専用のスケジュールを1つ用意します。
プロジェクトの細かい進捗までは必要ありませんが、最低限次のことは記録しておきましょう。

  • スケジュールの開始・終了
  • 中間納品日
  • 打ち合わせ、会合

自分1人で行う作業も、もちろん同じように記録します。
打ち合わせなど移動が必要な項目は、打ち合わせの開始時間と移動開始時間を記録します。

自分専用のスケジュールなら、プライベートな予定も遠慮なく記録できます。
会社員なら拘束時間が決まっていますが、フリーランスは営業時間があってないようなもの。
健康診断などのイレギュラーな予定が仕事の時間に食い込むこともあります。
カレンダーが分散しては、予定が重なってしまうことも。
すべての予定を一覧できるように、プライベートの予定も同じスケジュールに入れておきましょう。

定期的な項目も記録しておきます。たとえば、月末には伝票を整理して入力する、金曜の朝には書類を整理する、などです。
期限のある書類などが提出に間に合わなかったら大変です。

定期的な服薬もスケジュールに入れておきます。アラームが鳴るので忘れずに済みます。
薬はアラームが鳴ってすぐに飲めないこともあるので、タスクにも入れてダブルでリマインダーをかけておくと安心です。
自分の薬だけでなく、子供や介護で飲ませなければいけない薬がある場合にも便利です。

時間は正確に書いておきましょう。
あらかじめ少し余裕を持って書いておいたりすると、後から「実際には何時だったっけ?」と悩むことになります。
実際の予定時間を見てから余裕を持って動けばいいのです。

タスク

タスクも記録します。タスクとTodoとスケジュールは、似ているようで違います。
いろいろな説がありますが、次のように考えるとわかりやすいです。

  • スケジュールは開始・終了ともきちんとした時間が設定されているもの
  • タスクは締め切りだけが決まっているもの
  • Todoは終了時間もあまりはっきりしていないもの

仕事のタスクはプロジェクト管理ツールなどに入れていると思いますが、事務処理や経理処理など、どのプロジェクトにも入らないものは忘れがちです。
とにかく処理する必要のあるもの、特に連絡など対外的な処理をしなくてはいけないものは、忘れないようにすべてタスクリストやTodoリストに入れておきます。

タスクリストはプロジェクトごとのもの+それ以外で分かれていてもかまいません。
ただし、すべてのタスクリストを定期的に見直して積み残したタスクがないかチェックします。

スケジュールでも同じですが、必要な情報はタスクリストにすべて入れておきます。
相手の電話番号、会場の地図へのリンク、必要な持ち物などです。
こうしておけば下調べが不要なのでタスクの処理が進みます。

覚えておきたいものリスト

必須ではありませんが、スマートフォンに入れておくと便利です。
たとえば行ってみたい店、読みたい本、試してみたいレシピなどです。
オンラインショップの「ほしいものリスト」が典型的ですね。ちょっとした空き時間や、急な飲み会などに役立ちます。

手持ちのデジタルグッズやアプリのトラブルシューティングを自分用マニュアルとして記録しておくと便利です。
もちろん仕事に関係するものでも、何度も行う処理には自分用マニュアルを作っておきます。
チェックポイントやするべき処理を箇条書きにしたものでかまいません。
他人に見せずに自分で使うだけなら、役に立つサイトのURLまとめだけでもあると便利です。

どういう形で記録する?

ツールは基本的に気に入ったものでいいですが、スケジュールだけはアナログよりもデジタルなもののほうがいいでしょう。
スケジュールがアラームと連動して、10分前などに知らせてくれるので、忘れることがより少なくなります。

アプリケーションはできるだけ、手持ちのデジタル機器すべてと同期できるものを選びましょう。
オフィスでも出先でも同じようにアクセスできなければ、リマインダーの意味がありません。

Googleカレンダー

スケジュールにはいろいろなアプリがありますが、やはりGoogleカレンダーがおすすめです。
別なアプリを使いたいなら、Googleカレンダーと同期できるものを選んで、インタフェースとして使うと便利です。

Googleカレンダーならデータはすべてクラウドでどこからでも操作できますし、アラーム機能もついています。
簡単なTodo機能もありますし、何か勉強したいときには最近実装された「ゴール機能」が便利です。
スマートウォッチにもデータを送れるので、スマートウォッチユーザーにもおすすめです。

タスクリストやTodoリストは好みのものを使いましょう。

専用アプリ・サイトの機能

「覚えておきたいもの」を記録するなら、専用アプリも便利です。
「ほしいものリスト」ならAmazon、パスワードリマインダーならスマートフォン用アプリ、気になるお店を記録するなら「食べログ」や「ぐるなび」などです。
とにかく突っ込んでおくメモや自作マニュアルなら、どこからでも使えるEvernoteなどがおすすめです。

何に記録するか

パソコンは持ち歩けませんが、データを入力するのに便利です。
オフィスで基本的なデータを入力したり、下調べしたデータを追加するのはパソコンの方がやりやすいでしょう。

持ち歩くのはスマートフォンなので、まずはスマートフォンで使いやすい方法を考えます。
リマインダーやスケジュールへのリンクはホーム画面に設定しておくと、必要な情報へのアクセスが簡単になります。
アラームなども設定しておきましょう。

あればスマートウォッチも便利です。
設定にもよりますが、アラーム音やバイブレーションでスマートフォンへのいろいろなアクションを通知してくれます。

もちろん紙に書いてもいいですが、スケジュールだけはデジタルでアラームを利用することをおすすめします。
スケジュール以外は、書くのが面倒ですが、アナログでもなんとかなります。
クリエイティブなタスクが多い人は、気に入ったノートを用意するとやる気が出るかも。

忘れてもいいのは安心

忘れるというとマイナスのイメージですが、プラスの効果もあります。
覚えているという行為や、覚えていなくては、という気持ちはかなり頭や心の負担になるのです。
何かを忘れると仕事への影響もありますし、精神的なショックも大きいです。

覚えているのを放棄するというのはかなりストレスが軽減されるものです。
頭を必要な作業だけに集中できるので仕事の効率も上がります。

私もかなり長い間「自分で覚えている派」でしたが、最近はリマインダーやTodoアプリを使っています。
リマインダーが教えてくれるから忘れていてもいいや、という爽快感はすごいですよ。

成瀬京子

成瀬京子ライター

投稿者プロフィール

モバイル機器が好きでいろいろいじり回してますが、外出はキライです。
空いた時間があれば、ずっとブログを書いたりWebを見たりしています。
根っからのWindows&Android派ですが、最近は専用端末が増えて困ってます。三半規管が弱いので、Googleストリートビューや3Dゲームで酔うのが弱点です。
よろしくお願いします。

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